আজকাল বিভিন্ন কর্পোরেট অফিস থেকে শুরু করে নানান সংস্থায় কেপিআই বা কি পারফরম্যান্স ইন্ডিকেটর শব্দটা বেশ শোনা যায়। দেখা গেল অফিসের প্রথম দিনেই জয়েন করা ইন্টার্নকে বলা হচ্ছে, "এই মাসে তোমার কেপিআই হলো ১০০ জনের কাছে আমাদের এই প্রোডাক্টটা বিক্রি করা।" এখন, এই কেপিআই জিনিসটা যদি সে না জানে, তাহলে তো বিপদ!
কেপিআই কী
কেপিআই হলো একধরনের কর্মক্ষমতা পরিমাপ করার সূচক। এর মাধ্যমে কোনো প্রতিষ্ঠানের এবং সেই প্রতিষ্ঠানের কর্মরত কর্মকর্তা-কর্মচারীদের কর্মক্ষমতার মূল্যায়ন করা হয়ে থাকে।
যেকোনো প্রতিষ্ঠানের সেলস, মার্কেটিং, কাস্টমার সার্ভিস, ফাইন্যান্স, আইটি, মানব সম্পদ বিভাগে কেপিআই বেশি ব্যবহার করা হয়। এছাড়া ব্যবসায়ে লাভ অর্জনে, কর্মীদের কাজের সফলতা পরিমাপের জন্য এবং বিভিন্ন প্রজেক্টে সফলতা লাভের জন্যও কেপিআই এর প্রয়োজনীয়তা আছে। আপনি যখন একবার আপনার প্রতিষ্ঠানের মূল উদ্দেশ্যটা খুঁজে বের করতে পারবেন, তখন কেপিআইও আপনাআপনি বের হয়ে আসবে। কারণ কোম্পানির লক্ষ্য অর্জন হচ্ছে কি হচ্ছে না, সেটা পরিমাপ করতেই কেপিআই প্রয়োজন।
প্রতি সপ্তাহে প্রতিষ্ঠানের সবাই মিলে কেপিআই পূরণ হচ্ছে কি হচ্ছে না এইটা যাচাই করলে যেকোনো কাজ অনেক দ্রুত এগোতে থাকে। নিয়মিত কেপিআই বিশ্লেষণ করার মাধ্যমে ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠান কেমন চলছে সে সম্পর্কে একটা পরিষ্কার ধারণা পাওয়া যায়৷ যারা এই কাজের দায়িত্বে রয়েছেন, তারাও বুঝতে পারেন যে এখন যেই পদ্ধতি অনুসরণ করে কাজ করা হচ্ছে, সেটাই চলতে থাকবে, নাকি নতুন কোনো প্ল্যান আনতে হবে।
যেভাবে কেপিআই নির্ধারণ করা হয়
কেপিআই নির্ধারণের জন্য SMART বা স্মার্ট টেকনিক ব্যবহার করা হয়।
স্পেসিফিক বা নির্দিষ্টকরণ: প্রথম ধাপে নির্বাচিত কেপিআই দিয়ে কী পরিমাপ করতে চাওয়া হচ্ছে, সেটা স্পষ্টভাবে নির্ধারণ করতে হবে। এইটা বের করার জন্য কেপিআইকে "কী," "কেন," এবং "কীভাবে" দিয়ে প্রশ্ন করা যেতে পারে। তাহলে সব কর্মী বুঝতে পারবেন যে এগুলো দিয়ে কী ট্র্যাক করা হচ্ছে।
মেজারেবল বা পরিমাপযোগ্য
কেপিআই কে পরিমাপযোগ্য হতে হবে। অর্থাৎ কাজের অগ্রগতি এবং সাফল্য নির্দিষ্ট ডেটা ব্যবহার করেই যেন ট্র্যাক করা যায়।
অ্যাচিভেবল বা অর্জনযোগ্য
কেপিআই বাস্তবসম্মত এবং অর্জনযোগ্য হওয়া উচিত। অবাস্তব কোনো কিছু মাপকাঠি হিসেবে ঠিক করলে সময়, শ্রম ও অর্থ– তিনটাই নষ্ট হবে।
রেলেভেন্ট বা প্রাসঙ্গিক
কেপিআই ব্যবসায়িক লক্ষ্য বা প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্যগুলোএ সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে।
টাইম-বাউন্ড বা নির্ধারিত সময়সীমা
কেপিআই অর্জনের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা থাকতে হবে। সময়সীমা নির্ধারণের মাধ্যমে কোন কাজের অগ্রাধিকার কেমন সেটা বোঝা যায় এবং দল দ্রুত কাজ শেষ করার অনুপ্রেরণা পায়।
বহুলব্যবহৃত কিছু কেপিআই
সেলস
■ মাসিক বিক্রয় বৃদ্ধি
■ মাসিক প্রতি বিক্রয় প্রতিনিধির গ্রাহক সংখ্যা
■ ত্রৈমাসিক বিক্রয় বুকিং
■ বছরে গড়ে কত পণ্য বিক্রি হচ্ছে
মার্কেটিং
■ মাসিক ওয়েবসাইট ট্র্যাফিক
■ ফেসবুক পেইজের লাইক এবং কমেন্ট
■ সোশ্যাল মিডিয়া এনগেজমেন্টের হার
■ নতুন মাসিক লিডের সংখ্যা
■ ক্লিক-থ্রু রেট শতাংশ
মানব সম্পদ
■ মাসিক অতিরিক্ত কাজের সময়
■ ত্রৈমাসিক প্রশিক্ষণ খরচ
■ প্রতি নতুন নিয়োগে খরচ
■ মাসিক অনুপস্থিতির হার
■ বছর শেষে কতজন কর্মী চলে যাচ্ছে
কাস্টমার সার্ভিস
■ গ্রাহক সন্তুষ্টি স্কোর
■ গ্রাহক ধরে রাখার হার
■ গড় গ্রাহক সমস্যার সমাধান সময়
■ প্রতি সমাধানের খরচ
প্রয়োজনীয় সফটওয়্যার
গুগল অ্যানালাইটিকস, মাইক্রোসফট এক্সেল, গুগল শিটস, মাইক্রোসফট পাওয়ার বিআই, ক্লিপফোলিও, ডাটাবক্স, সেলসফোর্স, হাবস্পট, আসানা ইত্যাদি।
কেপিআই কিন্তু শুধু অফিসেই না, চাইলে পড়াশোনার ক্ষেত্রেও কাজে লাগানো যায়। যেমন প্রতি সেমিস্টারের শুরুতেই যদি আমরা ঠিক করে ফেলি যে আমাদের সিজিপিএ আমরা সেমিস্টার শেষে কত দেখতে চাই, তাহলে সে অনুযায়ী আমরা একটা কেপিআই সেট করে ফেলতে পারবো। প্রতি সপ্তাহে যদি আমরা আমাদের কেপিআইটা খেয়াল করি, তাহলে কেপিআই পূরণের তাগিদেই আমরা নিয়মিত পড়াশোনা শুরু করে দিতে পারব।
সূত্র: ফোর্বস