দেশের মাদ্রাসাগুলোকে চিঠিপত্র ও আবেদনে নিজস্ব প্যাড ব্যবহারের নির্দেশ দিয়েছে মাদ্রাসা শিক্ষা অধিদপ্তর। বিভিন্ন দাপ্তরিক জটিলতা এড়াতে এই নির্দেশ দেওয়া হয়। সোমবার মাদ্রাসা শিক্ষা অধিদপ্তরের উপপরিচালক সাইফুল ইসলাম স্বাক্ষরিত এক অফিস আদেশে এ নির্দেশনা দেওয়া হয়। 

দেশের মাদ্রাসাগুলোর দায়িত্বে থাকা প্রধানের স্বাক্ষরিত বিভিন্ন ধরনের চিঠি ও আবেদন মাদ্রাসা শিক্ষা অধিদপ্তরসহ অন্যান্য সরকারি-বেসরকারি দপ্তরে পাঠানো হয়। এসব চিঠিপত্রের অধিকাংশেই মাদ্রাসার প্রধানদের সঙ্গে যোগাযোগের বিস্তারিত তথ্য থাকে না এবং মাদ্রাসার নিজস্ব প্যাডেও এই সব চিঠিপত্র ব্যবহার করা হয় না। এতে নানা ধরনের জটিলতা বাড়ছে। তাই সকল চিঠি মাদ্রাসার নিজস্ব প্যাডে পাঠানোর নির্দেশ দিয়েছে মাদ্রাসা শিক্ষা অধিদপ্তর। 

অফিস আদেশে জানানো হয়, অধ্যক্ষ, ভারপ্রাপ্ত অধ্যক্ষ, সুপার, ভারপ্রাপ্ত সুপার, ইবতেদায়ি প্রধানের স্বাক্ষরে মাদ্রাসা থেকে বিভিন্ন ধরনের চিঠিপত্র ও আবেদন মাদ্রাসা শিক্ষা অধিদপ্তরসহ অন্যান্য সরকারি-বেসরকারি দপ্তর বা সংস্থায় প্রেরণ করা হয়ে থাকে। পর্যালোচনায় দেখা যায়, অধিকাংশ চিঠিপত্র ও আবেদনে স্বাক্ষরের সঙ্গে সংশ্লিষ্ট মাদ্রাসার অধ্যক্ষ, ভারপ্রাপ্ত অধ্যক্ষ, সুপার, ভারপ্রাপ্ত সুপার, ইবতেদায়ি প্রধানের নাম, ইমেইল, টেলিফোন বা মোবাইল নম্বর উল্লেখ থাকে না। এ ছাড়া অনেক চিঠিপত্র ও আবেদনে মাদ্রাসার নিজস্ব প্যাড ব্যবহার করা হয় না। এমনকি চিঠিপত্রের শিরোনামে স্মারক নম্বরও উল্লেখ থাকে না। ফলে প্রাপ্ত চিঠিপত্র বা আবেদন নিষ্পত্তি করতে প্রয়োজনীয় তথ্যাদি সংগ্রহসহ বিভিন্ন ধরনের জটিলতার সম্মুখীন হতে হয়। অধিকন্তু চিঠিপত্রের সত্যতা নিশ্চিত করা কঠিন হয়ে পরে। যদিও চিঠিপত্রে স্বাক্ষরকারী কর্মকর্তার নাম, ইমেইল, টেলিফোন নম্বর উল্লেখ থাকার বিষয়ে সরকারি নির্দেশনা রয়েছে। 

অফিস আদেশে এই সব সমস্যা সমাধানে মাদ্রাসাগুলোকে কয়েকটি নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে। সেগুলো হল-এখন থেকে সংশ্লিষ্ট মাদ্রাসার নিজস্ব প্যাড ব্যবহার করে চিঠিপত্র বা আবেদন প্রেরণ করতে হবে। চিঠিপত্রের শিরোনামে স্মারক নম্বর ও তারিখ উল্লেখ করতে হবে। চিঠিপত্রে স্বাক্ষরকারীর নাম, ইমেইল ও টেলিফোন বা মোবাইল নম্বর উল্লেখ করতে হবে। সচিবালয় নির্দেশ মালা অনুযায়ী মাদ্রাসায় চিঠিপত্র পাওয়ার পর রিসিভ (পত্র গ্রহণ) রেজিস্ট্রারে এবং মাদ্রাসা থেকে অন্যত্র চিঠিপত্র প্রেরণের লক্ষ্যে ইস্যু (পত্র জারি) রেজিস্ট্রারে এন্ট্রি নিশ্চিত করতে হবে।