অফিস নথির কথা উঠতেই আমরা মনে করি এটি শুধু মানবসম্পদ বিভাগের কাজ। তা কিন্তু নয়। কর্মজীবনে আপনার কেমন উন্নতি হচ্ছে, সেই নোট আপনারও রাখা উচিত। বিশেষ করে বিশ্ববিদ্যালয়ের পাট চুকিয়ে যারা শিক্ষানবিশ হিসেবে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানে ঢুকছেন, তাঁদের জন্য এই কাজ করা আবশ্যক।

এ কাজের মাধ্যমে অফিসে আপনার দায়িত্বগুলো কী কী, সেগুলো সঠিকভাবে পালন করতে পারছেন কি না, কাজগুলো করতে গিয়ে আলাদা কী কী শিখছেন, মাস শেষে অগ্রগতি কতটা হলো— সবকিছুই বোঝা যায়। 

জরুরি তথ্যগুলো লিখে রাখা
অফিসের হাজারো কাজের চাপে অনেক সময় দরকারি তথ্যগুলো ভুলে যাই। এই যেমন আজকে কোন ফাইলটা চেক করতে হবে, কোন প্রেজেন্টেশন বানাতে হবে, কাকে ফোন দিতে হবে ইত্যাদি। এসব ক্ষেত্রে আপনাকে বাঁচানোর জন্য নথিই এগিয়ে আসে। তাই যখন কোনো আইডিয়া নিয়ে আলোচনা করবেন, সভায় থাকবেন অথবা প্রকল্প পরিকল্পনা করবেন– চেষ্টা করবেন গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলো টুকে রাখতে। এ ছাড়া কেউ আপনাকে কোনো কাজ করতে বললে সেটাও লিখে রাখুন। কারণ, ছোট ছোট বিষয় ভুলে যাওয়া খুবই স্বাভাবিক। 

কাজের অগ্রগতির দিকে লক্ষ রাখুন
কাজের অগ্রগতি ট্র্যাক করার ক্ষেত্রে আপনি কোন কোন কাজ কবে শেষ করেছেন, সেটা তারিখ দিয়ে লিখে রাখতে পারেন। এমনকি পুরো কাজের টাইমলাইন, কাজ করার পদ্ধতি, কার কার রেফারেন্স লেগেছে, কোন কাজটা শেষ করতে দেরি হয়েছে, কোন কাজ করা বাকি আছে কিংবা কার সাহায্য নিয়েছেন সেটাও লিখে রাখতে পারেন। এতে করে যার কাছ থেকে এবার সাহায্য নিয়েছেন, তার থেকেই পরবর্তী সময়ে সেই দক্ষতাটা শিখে রাখুন!

এসব লিখে রাখার মাধ্যমে নিজের কাজের প্রোডাকটিভিটি তো বাড়বেই, একই সঙ্গে দলগত কাজে আপনার দক্ষতাও প্রকাশ পাবে। আর এই নোটের দিকে এক নজর চোখ বুলালেই সম্পূর্ণ কাজ সম্পর্কে একটা পরিষ্কার ধারণাও পাওয়া যাবে। 

দায়িত্ববোধ বাড়ায়
যখন আপনার কাজের অগ্রগতি নোট করবেন, তখন কাজের প্রতি আপনার দায়িত্ববোধ বেড়ে যাবে। কারণ, আপনি যখন দেখবেন এখনো কোনো কাজ করা বাকি, তখন নিজ থেকেই কাজটা শেষ করার তাগিদ অনুভব করবেন। 

ভবিষ্যতের রেফারেন্স
আপনি সব সময় একই জায়গায় চাকরি করবেন, তা কিন্তু নয়। তাই এখন থেকে যদি কাজের প্রক্রিয়াগুলো নথি করে রাখুন, তাহলে ভাইভা বোর্ড থেকে শুরু করে নতুন কর্মক্ষেত্র, সব জায়গাতেই সুবিধা পাবেন। কারণ, তখন আপনি বুঝতে পারবেন যেকোনো সমস্যার জন্য কোন সমাধান দরকার বা আপনার কোন কোন কাজের স্কিল আছে, সেটা নিয়েও অন্যকে বলতে পারবেন।

এখন কথা হচ্ছে, কাগজে নথি করবেন নাকি ইলেকট্রনিক ডিভাইসে। দুইটা জিনিসেরই সুবিধা-অসুবিধা আছে। কাগজে লিখলে জিনিসটা একটু বেশি মনে থাকবে। এ জন্য অনেকে হাতে একটা ছোট নোটবুক নিয়ে ঘোরেন। তবে এর অসুবিধা হলো সহজেই হারিয়ে যেতে পারে। অন্যদিকে ইলেকট্রনিক ডিভাইস বহন করা সোজা, কিন্তু দেখা গেল নোট নিতে নিতে আপনি কারও মেসেজের উত্তর দিচ্ছেন। তখন সেটা আবার মনোযোগ অন্যদিকে নিয়ে যাবে। তাই অনেকে দেখা যায় আগে নোটবুকে চটজলদি সব টুকে নেন। এরপর সেটাকে গুছিয়ে ডিজিটাল ডিভাইসে লিখে রাখেন, সঙ্গে কিছু বিস্তারিত তথ্যও নোট করে নেন।

তবে মাধ্যম যা-ই হোক না কেন, ওয়ার্ক ডকুমেন্টের চর্চাটা যত দ্রুত শুরু করবেন, ক্যারিয়ারের মইয়ে তত দ্রুতই চড়তে পারবেন। 

সূত্র: ইট ইওর ক্যারিয়ার