সময় ব্যবস্থাপনা প্রতিটি পেশায় খুব জরুরি বিষয়। এটি একমাত্র সম্পদ, যা সবারই প্রতিদিন সমান পরিমাণে থাকে। সময়ের অপচয় যেমন মানুষকে দুর্বল করে, আবার এর সঠিক ব্যবস্থাপনাও পৌঁছে দিতে পারে উন্নতির শিখরে। কীভাবে সহজেই সময় ব্যবস্থাপনায় পারদর্শী হওয়া যায়, তা নিয়ে থাকছে আজকের আলোচনা। 

গুরুত্বপূর্ণ কাজ আগে করুন
আমরা প্রায়ই সহজ কাজটি আগে করি। এতে গুরুত্বপূর্ণ কাজটি যে থেকে যেতে পারে তা অনেকে খেয়ালই করি না। কাজ কঠিন হোক বা না হোক গুরুত্বের ক্রম অনুসারে অগ্রাধিকার দিতে হবে।

সময়কে টাস্কভিত্তিক রূপ দিন
সময়ের পরিকল্পনা করতে এবং গুরুত্ব অনুসারে কাজগুলোকে সাজাতে ABC পদ্ধতি অনুসরণ করতে পারেন। যেমন সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজটি হলো ‘এ’ টাস্ক, যেটি করা অবশ্যক। ‘বি’ টাস্ক হলো সেকেন্ডারি কাজ যেগুলো ‘এ’ কাজের থেকে কম গুরুত্বপূর্ণ। ‘এ’ টাস্কের কাজগুলো অসম্পূর্ণ রেখে আপনি কোনোভাবেই ‘বি’ টাস্কে যাবেন না। 

কাজের সময় নির্ধারণ করুন
কাজের তালিকা তৈরি করার পর প্রতিটি কাজের জন্য নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করুন। কোনো কাজে যাতে বেশি সময় অপচয় না হয়, সেদিকে খেয়াল রাখুন। এতে আপনি সময় সঠিকভাবে পরিচালনার পাশাপাশি নেতিবাচক অভ্যাসগুলো এড়াতে পারবেন।

বিরতি নিন
নিজের জন্য সময় বের করুন। প্রতিদিন কিছু সময় কাজ থেকে বিরতি নিয়ে নিজের শরীর ও মস্তিষ্ককে বিশ্রাম দিন। এতে পরবর্তী টাস্কগুলো করার জন্য আপনি আরও বেশি মনোযোগী হবেন। 

মাল্টি টাস্ক থেকে বিরত থাকুন
আপনি একসঙ্গে অনেক কাজ করতে গেলে ঠিকমতো কোনো কাজেই সম্পন্ন করতে পারবেন না। এতে প্রতিটি কাজে খুঁত রয়ে যাওয়ার সম্ভাবনা আছে। আপনার সম্পূর্ণ মনোযোগ একবারে একটি কাজে দিন এবং পরবর্তী টাস্কে যাওয়ার আগেই কাজটি সম্পন্ন করুন।

না বলতে শিখুন
অতিরিক্ত প্রতিশ্রুতি দুর্বল সময় ব্যবস্থাপনার একটি প্রধান কারণ হতে পারে। আপনার কাছে দিনে মাত্র ২৪ ঘণ্টা আছে, তাই আপনি যদি গুরুত্বপূর্ণ নয় এমন জিনিসের প্রতিশ্রুতিতে সময় ব্যয় করেন তবে দিন শেষে ক্লান্ত, বিরক্ত হবেন এবং গুরুত্বপূর্ণ কাজও অসম্পূর্ণ রয়ে যেতে পারে। তাই আপনার প্রয়োজন অনুসারে না বলতে শিখুন।

সঠিক সময়ের জন্য অপেক্ষা
সময় ব্যবস্থাপনার মারাত্মক একটি ভুল হলো সঠিক সময়ের জন্য অপেক্ষা। অনেকেই গুরুত্বপূর্ণ কাজকে বিলম্বিত করেন, কারণ কাজটি করার জন্য তখনকার সময়কে তারা সঠিক মনে করেন না। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন, ‘আমি যদি কাজটি না করি তবে কী হবে? ‘যদি উত্তর হয়’ বেশি কিছু নয়, ‘তাহলে সম্ভবত কাজটি গুরুত্বপূর্ণ নয়। কিন্তু যদি আপনি জানেন, কাজটি না করলে গুরুতর পরিণতি হতে পারে, তাহলে কাজটি দ্রুত সেরে ফেলার চেষ্টা আপনাকে করতে হবে। আপনার প্রয়োজন অনুসারে এবং অগ্রাধিকারের ভিত্তিতে ‘সঠিক সময়ের’ অপেক্ষা না করে কাজগুলো সেরে ফেলুন।

সূত্র: ফোর্বস